CRE RATP

10
Apr

Comment le CRE RATP consolide son réseau com grâce au portail ES

Troisième plus grand comité d’entreprise de France, après ceux d’EDF-GDF et de la SNCF, le Comité de Régie d’entreprise (CRE) des agents de la RATP est une structure de droit privé comptant près de 500 salariés, existant depuis 70 ans (1947). Recevant une subvention de la RATP (établissement public) lui permettant de développer des activités sociales et culturelles à destination des agents et retraités RATP, le CRE se doit donc de leur délivrer un certain nombre d’informations sur les services qu’il offre : billets de cinéma, visites d’expositions, lieux de vacances, colonies pour les enfants, soit de multiples activités sportives, culturelles et de loisirs.

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Patricia Guillamot, directrice de la Communication du CRE RATP depuis 2014, a opté pour la réinternalisation d’un certain nombre de dossiers, auparavant sous-traités, estimant que le service Communication leur offre une vraie valeur ajoutée :

« Nous produisons un certain nombre de supports pour les différentes directions du CRE (flyers, affiches, documentations), et nous nous sommes aperçus d’un certain nombre de dysfonctionnements et de retards dans les délais, les réimpressions. Nous avons fait le constat que nos solutions d’échange de fichiers ou d’archivage étaient parfois insuffisantes, voire manquantes. S’ensuivaient des problèmes de planning et de sécurisation, d’archivage ou de stockage, pour un service com qui n’était pas optimal, manquant de réactivité et d’autonomie. Nous sous-traitions, alors que nous disposions d’un potentiel inexploité en termes de ressources humaines. Tout cela nuisait à notre mission de conseil pour les différentes directions, et générait du stress, alternant les pics d’activité et les attentes de dossiers. Il fallait agir, au niveau du processus de conception/réalisation des supports, dont le volume par an est tout de même considérable : tous documents confondus, nous sommes à plus de 600 000 impressions en 2016.

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« Nous avons passé un appel d’offres en 2015, après avoir présenté un avant-projet aux élus. Le CRE s’appuie pour fonctionner, un peu comme une collectivité, sur un appareil technique mettant en œuvre une politique définie par des élus. Suite à notre proposition d’investir dans un flux de production, un appel d’offres a été lancé, pour lequel 8 prestataires ont été initialement pressentis. 3 dossiers sont passés en commission des marchés, pour finalement choisir DALIM SOFTWARE. Ce qui nous a séduit dans cette solution est son aspect presque « sur-mesure », personnalisable et évolutif. Nous avons alors écrit un cahier des charges techniques très précis concernant nos attentes. Pour cela, nous avons monté une équipe projet en interne qui a recensé les supports, décortiqué notre travail, de manière à adapter la réponse DALIM SOFTWARE au plus près de nos besoins.

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Leur deuxième atout a été l’accompagnement : le travail sur le terrain, avec notre équipe, pour coller à nos processus de production. En amont du projet, nous avions eu la visite de représentants de Galilée, société partenaire de DALIM SOFTWARE, qui ont collaboré avec le studio graphique et la chargée de com pour étudier nos méthodes de travail. Puis Galilée a assuré tout le déploiement de la solution, ainsi que 4 ou 5 séances de formation sur l’année 2016, parfois très techniques, parfois orientées utilisateur (interface).

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« Afin de mieux nous approprier ES, nous l’avons renommé « Créacom », après un vote collectif des utilisateurs. Tout service ayant un besoin en support de com peut faire sa demande dans l’interface de Créacom. Une fois validée par sa hiérarchie, la demande nous parvient, et passera par un certain nombre d’étapes, incontournables pour pouvoir démarrer le projet. Cela nous a permis de refixer un cadre, tel que la nécessité d’un brief, d’une recherche visuelle, la mention de la destination, de la cible, du nombre d’exemplaires, de la date, etc. L’outil nous permet d’intégrer un planning prévisionnel, ainsi l’utilisateur peut savoir s’il est déjà trop tard, et si, à défaut d’un support imprimé, il doit se rabattre sur un support web. ES nous a permis d’avoir beaucoup plus de transparence dans le processus de conception et de fabrication des supports, aussi bien pour notre service que pour l’utilisateur, voire même davantage pour ce dernier.

« La partie la plus longue a été d’identifier les référents, mais aussi les validants et suppléants de chaque service demandeur. Cela a été un process assez long, parfois compliqué, mais qui nous a permis de responsabiliser les services. Nous avons une plateforme collaborative, ce n’est donc pas la direction de la communication qui donne le « go », mais bien le responsable du projet, au sein de chaque service. Cela nous permet également de pointer les pistes d’amélioration. Nous nous sommes très vite aperçus que chaque service avait besoin d’éclaircir ses propres circuits de validation, la personne désignée comme référente n’étant pas toujours la plus à même de valider un support ou de le relire. ES a eu un effet miroir sur notre organisation, alors qu’auparavant le service communication jouait un peu un rôle tampon, une variable d’ajustement. Grâce à ces éclaircissements, nous avons eu des cas concrets où, de plusieurs semaines auparavant, nous sommes passés à quelques jours de délai. Des retours de satisfaction sur ces gains de temps nous ont été exprimés par les services demandeurs. La plateforme a été lancée il y a deux mois, nous attendons sous peu les premiers retours chiffrés.

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« La dématérialisation entraîne une plus grande fluidité du circuit. Comme chaque acteur, en temps réel, sait où en est le dossier et est averti de l’action qu’on attend de lui, forcément la réactivité est beaucoup plus grande à tous les niveaux : conception, impression, finition, diffusion…

Ce que nous offre également l’outil est la possibilité d’archiver les supports que les uns et les autres ont été amenés à réaliser par le passé. Un certain nombre de documents sont récurrents, avec des modifications à la marge : mises à jour de tarifs, année d’édition à changer. En unifiant leur archivage, l’outil va donc faciliter leur mise à disposition et nous permettre ainsi de jouer à plein notre rôle de conseil. En nous délestant de ces tâches chronophages, nous pouvons préconiser telle version d’une affiche, changer tel visuel, penser à tel média, réfléchir autrement à la communication en apportant notre réelle valeur ajoutée en amont, dans l’analyse et l’anticipation.

« Nous avons récemment intégré dans ES un module de génération de FluidBook, permettant de basculer la consultation d’une publication papier en ePub sur le web. C’est devenu un processus naturel, alors que nous ne l’utilisions qu’au compte-gouttes lorsque nous sous-traitions cette opération, pour des raisons de coût. Nous sommes enfin passés au CRE 2. 2017 ! Par ailleurs, nous réfléchissons aujourd’hui à l’acquisition d’un module de gestion de notre photothèque (DAM), intégré à Créacom (ES), permettant à chacun de consulter la base d’images pour orienter plus facilement le graphiste dans sa mise en page. Si on pouvait avoir une même plateforme regroupant les maquettes, archives, supports, donnant un accès à notre patrimoine numérique, vidéothèque, photothèque, ce serait un gain de temps et un confort pour tous dans un fonctionnement au quotidien.

Les agents de l’entreprise RATP ont évolué dans leur façon d’accéder à l’information, Créacom doit devenir un outil au service d’une stratégie de communication toujours plus impactante. »

Propos recueillis par Didier Destabeaux