Council of Europe

10
Jul

ES crée le consensus au Conseil de l’Europe

 

Au Service de la production des documents et des publications (SPDP) du Conseil de l’Europe, le serveur ES de DALIM SOFTWARE fédère tous les intervenants, pour tout type de publication, depuis juillet 2011. Sa personnalisation anticipe une version ES3…

M. Kretz, pouvez-vous présenter le SPDP ?

Gérard Kretz (chef de Service) : le SPDP fait partie de la Direction de la logistique du Conseil de l’Europe. Nous sommes prestataires de service pour l’ensemble des entités des autres services du Conseil de l’Europe, dans les domaines du prépresse, de l’impression et de l’expédition de documents.
Le SPDP compte 80 agents, dont 35 pour la partie prépresse-impression. Cette division travaille également avec des intervenants externes, qui rentrent dans le périmètre géré par notre système informatique.

Concernant ce système, qu’est-ce qui vous a amenés à en changer ?

G. K. : Je laisserai Pierre Weiss en parler plus en détail, en tant que chef de projet. Disons que l’ancien système n’avait jamais donné entière satisfaction, en termes d’ergonomie ou de fonctionnalités.

Pierre Weiss (chef de la Division prépresseimpression) : Il avait été développé en interne, en 2003, et était lourd à faire évoluer, géré par des informaticiens qui n’avaient pas le même langage métier que nous. Il nous a rendu des services, mais c’était plutôt un « convoyeur de tâches», d’étape en étape. En comparaison, le serveur de DALIM SOFTWARE nous apparaît comme un outil de gestion, de statistique, qui nous permet de gérer au mieux notre activité et nos ressources.

À quel cahier des charges a répondu ES ? Quels avantages apporte-t-il ?

G. K. : Nous voulions une vraie gestion documentaire, regroupant les fichiers des différentes unités dans le nouveau système, avec une même base de données à laquelle chacun puisse accéder. C’est un avantage très important du système ES.

P. W. : Auparavant, les fichiers transitaient de manière parallèle par e-mail, clé USB… Maintenant, ils font partie du système, avec des possibilités d’annotation et de correction, de versioning, etc. C’est une plus-value immédiate.

G. K. : Un autre avantage est d’intégrer nos intervenants externes dans le système. Nos clients nous reprochaient un circuit trop long, dû aux envois de fichiers ou d’épreuves papier. Aujourd’hui, les relecteurs et imprimeurs extérieurs peuvent agir directement sur les fichiers, via Extranet. C’est un gain de temps indéniable.

Pouvez-vous quantifier ce gain de temps apporté par ES?

P. W. : C’est délicat à évaluer, car nous sommes sur des processus de fabrication relativement longs et complexes…

Ou peut-être le gain de réactivité, concernant la validation ?

P. W. : Là, le gain de temps est évident, ne serait-ce qu’en nombre d’allers-retours économisés pour obtenir des visas et des bons à tirer. Autre gros avantage de ES : la notion de groupe. Toute personne faisant partie d’un groupe a accès aux mêmes tâches, ce qui n’était pas le cas auparavant, d’où d’importants problèmes en périodes de congés, en cas d’absence… Donc : gain de temps et augmentation évidente de la qualité de service, d’autant que l’outil est très facile d’accès pour nos clients.

Quelles sont vos attentes sur la personnalisation de ES ?

G.K. : Lorsque le système de planification avec alertes sera mis en place, début 2012, cela augmentera encore la réactivité d’ES. L’intégration de la gestion administrative va également permettre de rationaliser ces travaux. Nous attendons avec impatience la mise en place de la visualisation des charges de travail de chaque unité, pour mieux gérer leurs priorités. Enfin, il y a également une nouveauté pour nous : la refacturation des travaux prépresse à nos clients. Jusqu’à présent, seules les prestations externes étaient payantes.

P. W. : C’est nous qui déciderons si la prestation doit être faite en interne ou en externe. Pour le client, ce sera transparent.

Cette refacturation des travaux internes sera-telle rendue possible grâce à ES ?

G.K. : Oui, car avec l’ancien système nous n’avions pas accès à l’ensemble des données. On n’a pas acheté le système DALIM SOFTWARE pour cela, mais il facilite la mise en place de ce type de fonctionnalités.

Souhaitez-vous conclure sur ce point, ou avez vous des choses à rajouter ?

P. W. : Oui, en-dehors de l’aspect purement système et produit, nous avons rencontré avec DALIM SOFTWARE une équipe à l’écoute et extrêmement réactive. La proximité est un avantage, mais, au-delà, nous avons eu des interlocuteurs qui avaient le même langage que nous, ce qui n’était pas le cas des autres prestataires.

G. K. : Dans notre appel d’offres, le cahier des charges a été transmis à une dizaine de fournisseurs potentiels, dont deux ont été retenus, lesquels ont été soumis à une soutenance orale. Il n’y avait pas « photo » entre la présentation de DALIM SOFTWARE et celle de l’autre prestataire.

Propos recueillis par Didier Destabeaux